Bereikbaarheid is voor bewindvoerders een wettelijke eis. Zo houd je het vol.

Maandagochtend.
Drie gemiste oproepen, twaalf appjes op je eigen telefoon en een mail van vrijdag die nog openstaat.
Voor de meeste bedrijven is dat een drukke start van de week.
Voor een bewindvoerder is het meer dan dat. Bereikbaar zijn staat voor jou in de wet.

De meest gestelde vraag is: “Mag ik extra geld?”

Wat de wet van je vraagt

In het Besluit kwaliteitseisen curatoren, beschermingsbewindvoerders en mentoren staat precies wat er van je verwacht wordt.
Artikel 5, derde lid, geldt via het zevende lid ook voor bewindvoerders. Het komt neer op drie dingen.

1. Je bent minstens vier werkdagen per week telefonisch bereikbaar voor je cliënt. In de wet heet die cliënt de rechthebbende.
2. Voor de rest ben je zo bereikbaar dat je cliënt binnen twee werkdagen antwoord heeft.
3. In je plan van aanpak staat wie de vaste contactpersoon van je cliënt is en wie de vervanger. Verandert dat, dan laat je het je cliënt meteen weten.

Deze eisen gelden voor iedereen die bewind voert voor drie of meer mensen.
Een accountant controleert of je aan de kwaliteitseisen voldoet.

Wat de rechter ervan vindt

Het is geen regel op papier.

In 2022 deed de rechtbank Gelderland meerdere uitspraken waarin een bewindvoerder werd ontslagen omdat hij niet aan de kwaliteitseisen voldeed.

In één van die zaken bleek de bewindvoerder zeer slecht bereikbaar per telefoon en per mail [ECLI:NL:RBGEL:2022:6497].

Waarom het in de praktijk schuurt

Iedere bewindvoerder wil bereikbaar zijn. En moet bereikbaar zijn.
Het probleem zit in hoe de vragen binnenkomen.

De meest gestelde vraag is: “Mag ik extra geld?”

Die komt de hele dag binnen. Per telefoon, per app en per mail.
Elke keer opnieuw.

Veel cliënten appen liever dan dat ze bellen.
Die appjes komen dan op de eigen telefoon van een medewerker.
Is die medewerker vrij of ziek, dan weet de vervanger van niets.

Wat per app is afgesproken, staat niet in het dossier…
Wist je cliënt het gesprek, dan is het weg…

Ik krijg alles overzichtelijk in mijn e-mailbox. Of ik pak het op, of mijn collega’s.

Zo houd je het vol

Eén nummer voor het hele kantoor.
Je cliënt belt en appt naar hetzelfde nummer.
Niemand gebruikt nog zijn eigen telefoon voor werk.

Vaste stappen voor vaste vragen.
Een geldverzoek gaat altijd hetzelfde: hoeveel en waarvoor.
Je cliënt weet meteen waar hij aan toe is.
Jij krijgt het verzoek compleet binnen.

Alles op één plek.
Appjes en mails komen binnen in je eigen mailbox en blijven in het dossier staan.
Ook als je cliënt zijn telefoon leegt.

Je vervanger kan meteen verder.
Is de vaste contactpersoon vrij, dan leest de vervanger het hele gesprek terug.
Precies zoals je plan van aanpak belooft.

De telefoon blijft.
Een appje vervangt de telefonische bereikbaarheid niet, die vraagt de wet nog steeds.
Wel wordt het rustiger aan de lijn, omdat de vaste vragen een andere weg nemen.

Zo doet Profez het

Profez Bewindvoering werkt op deze manier.
Daan Vaneker: “Ik krijg alles overzichtelijk in mijn e-mailbox. Of ik pak het op, of mijn collega’s. Met RippleCom heb ik rust en overzicht.”

Zo werkt RippleCom voor bewindvoerders: bellen, WhatsApp en SMS op het nummer van kantoor
Alles in je eigen mailbox.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet een bewindvoerder telefonisch bereikbaar zijn?

Minstens vier werkdagen per week. Dat staat in artikel 5 van het Besluit kwaliteitseisen.

Binnen hoeveel tijd moet een bewindvoerder reageren?

Binnen twee werkdagen. Dat geldt voor alles wat niet via de telefoon gaat, zoals een mail of een appje.

Telt een appje als bereikbaarheid?

De wet noemt geen kanalen voor de rest van je bereikbaarheid. Wat telt, is dat je cliënt binnen twee werkdagen antwoord heeft. Een appje vervangt de telefonische bereikbaarheid niet.

Moet ik een vervanger aanwijzen?

Ja. In het plan van aanpak staat wie de vaste contactpersoon is en wie de vervanger.

Wie controleert of ik bereikbaar genoeg ben?

Een accountant controleert of je aan de kwaliteitseisen voldoet. En de kantonrechter kan een bewindvoerder ontslaan die er niet aan voldoet.

Wil je zien hoe dit op jouw kantoor werkt?

Bekijk RippleCom voor bewindvoerders of plan een regiesessie.