Wat is een bewindvoerder? Uitleg in gewone taal
Wat is een bewindvoerder? Uitleg in gewone taal over taken,…
Half negen. Een vakantiehuisje in de Ardennen.
De rest slaapt nog. De laptop staat al open.
Drie appjes van cliënten. Twee over geld. Eén over de huur.
Even kijken. Dan pas koffie.
Iedereen wil gehoord worden.
Werk je als zzp-bewindvoerder alleen, zonder kantoor en zonder personeel? Dan heb je vrijheid. Je werkt waar en wanneer je wilt. Of je hebt een bewindvoeringskantoor met meerdere bewindvoerders. En er zijn er één of meer met vakantie.
In beide gevallen telt hetzelfde. Is een bewindvoerder twee weken weg, dan neemt niemand het vanzelf over. Een achtervang regel je voor ziekte of uitval. Zo vraagt het Besluit kwaliteitseisen het. Wat regel je voor de vakantie?
Zonder afspraak blijven er twee keuzes over. De bewindvoerder werkt door vanaf zijn vakantieadres. Of het wordt twee weken stil en de cliënt weet niet waarom. Op een kantoor kan een collega het overnemen. Dan moet die wel kunnen zien wat er al is gezegd.
Voor een bewindvoerder is de mail het werkpaard. Brieven, afspraken en verzoeken lopen erdoor. Het dossier ook. De kwaliteitseisen vragen dat in je dossier de correspondentie staat en de vastlegging van je contacten met je cliënt (artikel 7).
Je cliënt appt liever. Op zijn eigen telefoon, in WhatsApp.
Zit WhatsApp vast aan je mail, dan komen die twee samen. Het appje van je cliënt komt binnen in je mail. Jij of je collega antwoordt vanuit die mail, op de laptop of op de telefoon. Je cliënt krijgt het antwoord als appje. Zo handel je alles af zoals je gewend bent. Ook op vakantie.
Een collega op kantoor werkt in dezelfde mail en ziet de hele voorgeschiedenis. Werk je alleen? Dan stuur je een gesprek met de hele voorgeschiedenis door naar je achtervang.
Heb je drie of meer cliënten? Dan ben je professioneel bewindvoerder. Dat geldt voor de zzp’er en net zo goed voor elk kantoor. Dan geldt het Besluit kwaliteitseisen curatoren, beschermingsbewindvoerders en mentoren. Daarin staan vier afspraken over bereikbaarheid. De eerste drie staan in artikel 5, de vierde in artikel 8.
Vier werkdagen per week telefonisch bereikbaar. Op tijden die je cliënt kent.
Binnen twee werkdagen een reactie. Voor alles wat niet telefonisch gaat.
Je bereikbaarheid staat in het plan van aanpak. Daar staat ook wie de vaste contactpersoon van je cliënt is en wie de vervanger.
Een achtervang bij ziekte of uitval. Het besluit noemt het waarborgen voor de continuïteit van je werk.
Twee dingen staan er niet in. Een bewindvoerder hoeft buiten werkdagen niet bereikbaar te zijn voor noodgevallen. Die eis geldt voor curatoren en mentoren, niet voor bewindvoerders. En vakantie wordt nergens genoemd. Er is dus ook geen uitzondering voor vakantie.
Wie toetst dit? De accountant onderzoekt elk verslagjaar je dossiers en je bedrijfsvoering. Hij kijkt naar artikel 7 tot en met 10. De afspraken over bereikbaarheid staan in artikel 5 en vallen daar niet onder. Daar kijkt de kantonrechter naar als er klachten komen. Krijgt hij herhaaldelijk klachten, dan mag hij een deskundige laten onderzoeken of je aan de eisen voldoet. Dat rapport betaal je zelf. Zo staat het in de toelichting bij het besluit.
Mensen onder bewind krijgen hulp omdat geldzaken regelen voor hen lastig is. Blijft een vraag liggen, dan voelt dat als een deur die dichtgaat. Dus appen ze nog een keer.
Het gaat om veel mensen. Volgens een Kamerbrief van 16 april 2025 liepen er in Nederland 266.000 bewinden. En al bij de start van de kwaliteitseisen stond in de toelichting: veel klachten gaan over communicatie.
Bij de bewindvoerders met wie wij werken, gaat een groot deel van de appjes over geld. Kan ik extra geld krijgen? Is mijn leefgeld al gestort? Wordt de tandarts betaald?
Dat is goed nieuws. Een vraag over geld heeft bijna altijd dezelfde vorm: hoeveel, waarvoor en wanneer. Een vraag met een vaste vorm kun je vooraf goed regelen.
Rust op vakantie betekent niet dat niemand je nodig heeft. Het betekent dat je cliënt weet wat er met zijn vraag gebeurt. Dat regel je in vier stappen.
1. Zeg het vooraf.
Laat je cliënten een week of twee van tevoren weten wanneer je weg bent en wanneer je terug bent. Wie het weet, stelt zijn vraag eerder.
2. Antwoord automatisch, met een datum.
Alleen “ik ben afwezig” roept nieuwe vragen op. Zet erin wanneer je terug bent. Wat gewoon doorloopt, zoals het leefgeld en de geldverzoeken. En wat je cliënt bij spoed doet.
3. Laat geldverzoeken in een vaste vorm binnenkomen.
Een geldverzoek in een losse zin kost uitzoekwerk. Een verzoek met bedrag, reden en datum lees je in één oogopslag. Het staat in de mail, dus jij of een collega handelt het af zoals altijd. Zo lopen geldverzoeken ook tijdens je vakantie gewoon door.
4. Spreek af wat spoed is.
Spoed is iets anders dan haast. Denk aan een dreigende afsluiting van energie of een dreigende huisuitzetting. Spreek met je collega’s of je achtervang af wie dan wat doet. Leg het vast. Dan hoef je er op vakantie niet meer over na te denken.
Een automatisch bericht is een goed begin. Of het meetelt als reactie binnen twee werkdagen, zegt het besluit niet. Zorg dat een echte vraag ook echt een antwoord krijgt. Van jou, van een collega of van iemand door wie je je werk laat doen.
RippleCom zet bellen, WhatsApp en SMS op één zakelijk nummer en verbindt WhatsApp met je e-mail. Of je nu alleen werkt of op een kantoor met collega’s, dat betekent dit.
WhatsApp en e-mail in één. Elk appje komt binnen in je e-mail, met foto’s van brieven erbij. Je antwoordt vanuit je mail, op je laptop of je telefoon. Je cliënt krijgt het in WhatsApp. Zo leg je elk contact vast in je dossier. Daar vragen de kwaliteitseisen ook om.
Collega’s pakken het op. Werk je op een kantoor met meerdere bewindvoerders? Dan komen de appjes binnen in de mail van het kantoor, niet op de telefoon van één bewindvoerder. Is iemand met vakantie, dan neemt een collega het over. De hele voorgeschiedenis staat erbij.
Spoed naar je achtervang. Werk je alleen? Omdat elk gesprek ook in je mail staat, stuur je het door met de hele voorgeschiedenis. Binnen de afspraken die je met je achtervang al hebt.
Afwezig met één bericht. Je stuurt vanaf je eigen telefoon: afwezig tot 19 oktober 09:00. Cliënten die appen, zien dan automatisch wanneer je terug bent en waar ze bij spoed terechtkunnen.
Geldverzoeken in een vaste vorm. Je cliënt beantwoordt in WhatsApp drie korte vragen: hoeveel, waarvoor en akkoord. Hij krijgt meteen een bevestiging. Jij krijgt een overzichtelijk verzoek.
Gemist gesprek? De beller krijgt een appje. Heeft je cliënt aangegeven dat hij appjes van je wil krijgen? Belt hij vanaf zijn mobiel en neem je niet op, dan krijgt hij een appje. Daar stelt hij zijn vraag alsnog. Zo raakt zijn vraag niet kwijt.
Zo werkt het bij een bewindvoerderskantoor: WhatsApp en email in bewindvoering.
Half negen. Dezelfde drie appjes.
Je cliënten weten al dat je 19 oktober terug bent.
Het geldverzoek staat in de mail. Een collega of je achtervang heeft het al beantwoord, vanuit de mail.
Bij je cliënt kwam het binnen als appje.
Eerst koffie.
Zodat het aankomt. Ook als jij er even niet bent.
Hoe staat jouw bereikbaarheid ervoor? Doe de gratis Communicatiescan. Je ziet waar je winst ligt in bereikbaarheid, afspraken en opvolging. Je resultaat komt direct via WhatsApp.
Wil je zien hoe dit in jouw praktijk werkt? Plan een demo.
Een professionele bewindvoerder is ten minste vier werkdagen per week telefonisch bereikbaar, op tijden die de cliënt kent. Voor de rest krijgt de cliënt binnen twee werkdagen een reactie. De bewindvoerder zet zijn bereikbaarheid in het plan van aanpak.
Het Besluit kwaliteitseisen maakt geen uitzondering voor vakantie. Volgens de toelichting kan het contact ook lopen via iemand door wie je je werk laat doen.
Nee. De eis om buiten werkdagen bereikbaar te zijn voor noodgevallen geldt voor curatoren en mentoren, niet voor bewindvoerders. Volgens de toelichting leidt het beheer van vermogen doorgaans niet tot noodsituaties buiten werkdagen.
De vervanger staat in het plan van aanpak, naast de vaste contactpersoon van je cliënt. De achtervang zorgt dat je werk doorgaat bij ziekte of uitval. In een kleine praktijk kan dat dezelfde persoon zijn.
Op een kantoor ligt het voor de hand dat een collega het overneemt. Zet in het plan van aanpak wie de vaste contactpersoon is en wie de vervanger. Dan weet je cliënt vooraf bij wie hij terechtkan.
Daar zegt het besluit niets over. Een automatisch antwoord met een datum zorgt dat je cliënt weet waar hij aan toe is. Zorg daarnaast dat een echte vraag ook echt een antwoord krijgt.
Ja. Zorg wel dat het verzoek vastligt in het dossier, zoals de kwaliteitseisen vragen. Komt het appje binnen in je mail, dan leg je het vast zoals elk ander bericht.
Gratis Communicatiescan
Doe de gratis Communicatiescan. 6 vragen, 1 minuut, je resultaat direct via WhatsApp.
of plan een demo van 30 minuten
