Dinsdag, 10:42. Mevrouw Jansen belt over haar offerte. Jij neemt op. Mark heeft de offerte gemaakt en zit tot half twaalf in overleg. “Mark belt u voor twee uur terug,” zeg je. Je zet het door naar Mark, met een korte notitie erbij.
Om 11:31 ziet Mark het verzoek. Hij ziet ook haar appje van gisteren. Hij belt terug vanaf het nummer van de zaak. Ze neemt meteen op.
Alleen zijn koffie is inmiddels koud.
In het kort: een terugbelverzoek is een notitie voor een collega om een klant terug te bellen. Zet erin wie belde, op welk nummer, waarom en wat je hebt beloofd. Geef het verzoek aan één collega. Die belt terug vanaf het zakelijke nummer, zodat de klant het nummer herkent.
Een klant belt. De collega die hem kan helpen is er even niet. Jij noteert dat de klant teruggebeld wil worden en geeft het door. Dat is een terugbelverzoek. Je hoort ook wel telefoonnotitie of terugbelnotitie.
Bij een gemiste oproep nam niemand op. Bij een terugbelverzoek nam iemand wel op. De klant heeft dus al een stem gehoord en een belofte gekregen.
Vijf dingen. Meer is niet nodig.
Een voorbeeld:
Mevrouw Jansen, op haar mobiel. Vraag over offerte 114: kan de levering een week eerder? Beloofd: voor 14:00 teruggebeld. Na 15:00 niet bereikbaar.
Schrijf niet meer op dan je nodig hebt om terug te bellen. Dat is ook de regel van de AVG. Je mag niet meer persoonsgegevens verwerken dan nodig is voor je doel (Autoriteit Persoonsgegevens). Gaat het over iets gevoeligs, zoals gezondheid? Schrijf dan alleen: vraag over haar dossier.
Zeg wie hem terugbelt en wanneer. “Mark belt u voor twee uur terug.” Dan weet de klant waar hij aan toe is.
Beloof alleen wat je waarmaakt. Weet je niet wanneer Mark vrij is? Zeg dan: “U wordt vandaag nog teruggebeld.”
Vraag of het nummer klopt. Belt hij vanaf zijn werk en is hij straks thuis? Dan wil hij misschien op een ander nummer gebeld worden.
Geef elk terugbelverzoek één naam. Dan weet iedereen wie het doet.
Lukt het die collega niet op tijd? Dan geeft hij het verzoek door aan een ander. Met de notitie erbij. Zo hoeft de klant zijn verhaal niet nog een keer te vertellen.
Belt je collega terug vanaf zijn eigen 06-nummer? Dan kent de klant dat nummer niet. Een iPhone kan oproepen van onbekende nummers stilhouden en doorsturen naar de voicemail. Die instelling heet Houd stil. Een iPhone kan een onbekende beller ook eerst vragen waarom hij belt, nog voordat de telefoon overgaat (Apple).
Bel daarom terug vanaf het zakelijke nummer. Dat is het nummer dat de klant zelf belde. Vraagt zijn telefoon waarom je belt? Zeg je naam, het bedrijf en dat hij om een terugbelverzoek vroeg.
Bij RippleCom komen bellen, WhatsApp en SMS binnen op het nummer van je bedrijf. Neem jij op en is je collega er niet? Dan zet je het gesprek door naar hem, met een notitie erbij. Dat is je terugbelverzoek.
Het verzoek komt bij je collega binnen in één overzicht. Hij ziet jouw notitie, de appjes van de klant en wie hem eerder belde. Hij belt terug vanaf het zakelijke nummer. Het nummer dat de klant zelf belde.
Lees meer over bellen op je eigen zakelijke nummer en over een telefooncentrale met WhatsApp.
Een notitie voor een collega om een klant terug te bellen. De klant belde, de juiste collega was er niet en iemand anders nam op. Je hoort ook telefoonnotitie of terugbelnotitie.
De naam van de klant, het nummer waarop hij gebeld wil worden, waarom hij belde, wat je hebt beloofd en wanneer hij niet kan. Meer is niet nodig.
Bij een gemiste oproep nam niemand op. Bij een terugbelverzoek nam een collega op en gaf het door. De klant heeft dan al een belofte gekregen.
Zo snel als je de klant hebt beloofd. Noem bij het opnemen een tijd die je collega kan waarmaken. Houd je daaraan.
Je belt misschien vanaf een nummer dat hij niet kent. Een iPhone kan zulke oproepen stilhouden en naar de voicemail sturen. Bel daarom terug vanaf het zakelijke nummer dat hij zelf belde.
Ja, voor zover je ze nodig hebt om terug te bellen. Naam, nummer en de reden in één zin. Volgens de AVG mag je niet meer gegevens verwerken dan nodig is voor je doel.
Je zet het gesprek door naar je collega, met een notitie erbij. Hij ziet het verzoek in één overzicht, met de appjes en eerdere telefoontjes van de klant. Hij belt terug vanaf het zakelijke nummer.
Gratis Communicatiescan
Doe de gratis Communicatiescan. 6 vragen, 1 minuut, je resultaat direct via WhatsApp.
of plan een demo van 30 minuten
Voor onze klanten zijn we direct en goed bereikbaar. Ons team werkt optimaal samen met RippleCom. We kunnen met het huidige team meer klanten helpen. En we hebben twee FTE uitgespaard.
Duizenden klanten. Eén communicatiestandaard. Geen gemiste berichten. Gekoppeld met OutSmart. Eén inbox. Altijd antwoord. Altijd herleidbaar. RippleCom is onze centrale regie op klantcontact.
Zo werkt retail in 2026
Klanten belden ons 3.500 keer per maand over onderdelen. Nu appen ze kenteken en foto van het typeplaatje. Binnen twintig minuten antwoord. Gekoppeld aan onze telefooncentrale. 75% minder telefoontjes. En berichten komen aan.
Bereikbaar zijn voor mijn klanten. Rust voor mij. Ik krijg alles overzichtelijk in mijn e-mailbox. 90% van de meest gestelde vraag "Mag ik extra geld?" komt separaat aan. Of ik pak het op, of mijn collega's. Met RippleCom heb ik rust en overzicht.
Bewoners betrekken bij verduurzaming vraagt vertrouwen. Dat begint met bereikbaarheid. Met RippleCom hebben we 20% van de inwoners weten te bereiken. Volledig transparant. Zo bouw je draagvlak.
We zijn actief in elf landen en bedienen duizenden klanten. Honderden gesprekken per dag. Zonder centrale regie was dat onmogelijk. 300% hogere klanttevredenheid en een conversie op calculaties van 4% naar 37%. RippleCom schaalt mee.
Orthodontie is planning. Elke afspraak telt. Met RippleCom hebben we regie over elk patiëntcontact. Herinneringen en wijzigingen zijn gekoppeld met ons systeem. Van 47 naar 12 no-shows per maand. Onze agenda klopt. Onze patiënten komen.
Onze klanten verwachten service op het hoogste niveau. Dat begint bij communicatie. Direct. Persoonlijk. Betrouwbaar. Elke afspraak is bevestigd. Elke vraag beantwoord. Eén inbox. Altijd antwoord. Zo voelt premium.
