Web WhatsApp Business: Wat je moet weten

Web WhatsApp Business is een middel voor organisaties om in contact te blijven met relaties via WhatsApp. WhatsApp is het meest populaire communicatieplatform ter wereld. WhatsApp heeftmeer dan twee miljard actieve gebruikers wereldwijd. In Europa gebruikt 97% van de mensen WhatsApp. In Nederland is dat zelfs 99%. WhatsApp is daarmee de aantrekkelijke optie voor organisaties om snel met klanten en relaties efficiënt te bereiken.

Wat is Web WhatsApp Business?

Web WhatsApp Business is een versie van WhatsApp die speciaal is ontworpen voor zakelijk gebruik. WhatsApp Business biedt organisaties en afdelingen mogelijkheden om berichten, foto’s en andere bestanden te versturen en ontvangen via een webinterface. De webinterface ziet er uit zoals WhatsApp op de telefoon. Daardoor is het gemakkelijk te gebruiken is vanaf een desktop of laptop. Dit maakt het ideaal voor organisaties die veel berichten moeten beheren en snelle reacties willen bieden aan hun klanten met het gebruik van een toetsenbord en muis.

Voordelen van Web WhatsApp Business

WhatsApp biedt verschillende voordelen die het een krachtig communicatie-instrument maken:

• Snelle Reacties: 99% van de berichten op WhatsApp wordt binnen een uur gelezen.
• Gebruiksvriendelijk: Het is eenvoudig te gebruiken en vereist minimale training.
• Breed Gebruikt: WhatsApp wordt door mensen van alle leeftijden gebruikt. Organisaties kunnen hun relaties bereiken op een platform dat zij al kennen en vertrouwen.
• Directe Communicatie: Berichten worden direct geleverd en gelezen, wat de communicatie versnelt en verbetert.
• Toegankelijk: Web WhatsApp Business biedt de mogelijkheid om gebruikt te worden op mobiel en laptop/computer
• Samenwerken: Samenwerken op maximaal vier computers tegelijk via WhatsApp Web en op één telefoon maakt het voor kleine en eenvoudige organisaties handig.

WhatsApp en het gebruik van WhatsApp Business met de Web WhatsApp interface maakt het een set aan gebruiksvriendelijke oplossing in toegankelijke communicatiemogelijkheden.

Beperkingen van Web WhatsApp Business

Hoewel Web WhatsApp Business veel voordelen biedt, zijn er ook enkele beperkingen die bedrijven moeten overwegen:

• Beperkt Aantal Apparaten: Web WhatsApp Business kan slechts op vier apparaten plus één telefoon worden gebruikt. Dit betekent dat organisaties met grotere teams tegen beperkingen aanlopen in de communicatiecapaciteit.
• Gebrek aan Samenwerking: Wanneer meerdere teamleden op hetzelfde account werken, kunnen zij niet zien of iemand anders al bezig is met een gesprek. Dit kan leiden tot verwarring en dubbele antwoorden.
• Altijd Verbonden Telefoon: De telefoon waarop WhatsApp Business is geïnstalleerd, moet altijd bij iemand in de buurt zijn en verbonden blijven met internet. Dit kan onpraktisch zijn voor organisaties die ‘thuiswerken’ of overal mobiel zijn.
• Beperkte Controle en Overzicht: Organisaties hebben minder controle over de communicatiestromen. Dat leidt tot inefficiënte processen en gemiste kansen.
• Data Beveiliging: De gegevens blijven niet binnen de EU. Daarom zijn er zorgen over gegevensbescherming en naleving van GDPR/AVG-regelgeving.

WhatsApp biedt dus een tal van mogelijkheden en hebben beperkingen.

Emotionele Impact en Professionaliteit

De genoemde beperkingen kunnen leiden tot frustratie en stress bij medewerkers. Werknemers kunnen zich overweldigd voelen door de inefficiënties en de noodzaak om constant een verbonden telefoon bij zich te hebben. Deze emotionele onnodige druk is een overweging om dan niet bereikbaar te zijn voor relaties. Daarin worden onnodig drempels opgeworpen voor relaties om contact te zoeken met een organisatie. Immers is laagdrempelige toegankelijke communicatie het succes van ieder proces. Bovendien is de optie om WhatsApp te verbieden in het dagelijks gebruik niet mogelijk. Immers wordt dan via het privé toestel gewerkt. Met alle privacy gevolgen van dien.

Het gebrek aan professionele tools kan het imago van een bedrijf flink schaden. Enerzijds bereikbaar zijn op laagdrempelige wijze, anderzijds voldoen aan de wet- en regelgeving omtrent privacy is een complex vraagstuk. Het gevolg is dat klanten minder vertrouwen krijgen in de professionaliteit en betrouwbaarheid van de organisatie.