WhatsApp en Online: wat je nog niet wist

In de digitale wereld van vandaag is communicatie essentieel voor het succes van elke organisatie. WhatsApp is uitgegroeid tot een van de meest populaire communicatieplatformen. Voor bedrijven betekent dit dat het gebruik van WhatsApp voor online communicatie niet alleen handig, maar ook noodzakelijk is. In dit artikel bespreken we de voordelen, mogelijkheden en beperkingen van WhatsApp voor online communicatie en hoe je deze beperkingen kunt omzeilen.

Voordelen van WhatsApp en Online Communicatie

De voordelen van WhatsApp en online communicatie bieden genoeg kansen om laagdrempelige toegankelijke commmunicatie te faciliteren. Aangezien 70% van de mensen een bepaalde vorm van bel-angst heeft, biedt de online WhatsApp communicatie een goede oplossing.

1. Brede Gebruikersbasis

WhatsApp heeft een enorme gebruikersbasis. In Europa is de dekkingsgraad 97% en in Nederland 99%. Dat betekent dat je de doelgroep en partners bekend zijn met het platform. En zelf actief gebruiken om met vrienden en familie te communiceren. Dit maakt de adoptie van WhatsApp als communicatiemiddel eenvoudiger en effectiever. Bereikbaar zijn is onderscheidend zijn. Wees daarom waar je doelgroep is: in hun telefoon!

2. Directe Communicatie

Met WhatsApp kun je direct communiceren met je relaties, klanten, clienten en andere doelgroepen. Berichten worden meestal binnen enkele minuten gelezen. Sterker nog, binnen 20 minuten is 70% en binnen het uur zijn 90% van de berichten gelezen. Daardoor worden snelle reacties mogelijk. Dat is vooral nuttig voor klantenservice en ondersteuning. Daar waar snelle antwoorden cruciaal maar niet meteen hoeven zijn.

3. Multimedia Berichten

WhatsApp ondersteunt het verzenden van tekstberichten, foto's, video's, documenten en zelfs locatiegegevens. Net zoals je kan doen met familie en vrienden. Dit maakt het mogelijk om rijke, interactieve communicatie te voeren met je doelgroep. Zo creëer je betrokkenheid en verhoog je loyaliteit.

4. Gebruiksvriendelijke Interface

De interface van WhatsApp is eenvoudig en intuïtief. Dat komt omdat iedereen WhatsApp gebruikt. Opmdat het privé veelvuldig wordt gebruikt, heeft je team weinig training nodig om het te gebruiken. Relaties kunnen zonder problemen deelnemen aan gesprekken met jouw organisatie.

5. Toegankelijkheid

WhatsApp kan op verschillende apparaten worden gebruikt, waaronder smartphones en computers via de WhatsApp app uit de Google PlayStore of de Apple AppStore. Wil je echt op elk apparaat -zoals een tablet- WhatsApp gebruiken, dan is helaas de app uit de appstore neit mogelijk. Met de app van WhatsApp maakt het gemakkelijk om altijd en overal bereikbaar te zijn.

Mogelijkheden van WhatsApp voor Organisaties

WhatsApp voor Online communicatie inzetten is essentieel voor organisaties om contact te hebben met de doelgroep. Daar waar telefonie vaak verstorend werkt en een direct antwoord voor de klant oplevert, werkt e-mail te langzaam met een responsetijd van 24-48 uur. WhatsApp zit daar precies tussenin.

1. Klantenservice

WhatsApp is een uitstekend kanaal voor online klantenservice. Je kunt vragen beantwoorden, problemen oplossen en directe ondersteuning bieden. Zonder dat dit het primaire proces verstoort, zoals telefonie of dat gesprekken worden vergeten zoals e-mail. Dit kan de klanttevredenheid aanzienlijk verhogen en de loyaliteit versterken.

2. Marketing en Promoties

Organisaties kunnen WhatsApp zeer goed gebruiken om marketingcampagnes en promoties te sturen. Als organisatie kom je direct in de telefoon van de doelgroep. Door dit slim in te plannen zijn enorme interacties mogelijk met en brede groep. Contact kan variëren van het aankondigen van nieuwe producten tot het aanbieden van speciale kortingen.

3. Bestellingen en Boekingen

Veel organisaties gebruiken steeds meer WhatsApp om bestellingen te ontvangen en boekingen te maken. Het gemak waarmee de eindgebruiker (doelgroep) WhatsApp online gebruikt om over te gaan tot aankoop is sterk groeiende. Dit is vooral handig voor restaurants, hotels en dienstverleners.

4. Feedback en Enquêtes

Organisaties kunnen WhatsApp gebruiken om feedback en enquêtes te verzamelen. Doordat organisaties direct in de telefoon komen nodigt dit de doelgroep uit tot actie op het moment dat de aandacht er voor is. Het bericht staat tussen andere -belangrijke- berichten van familie en vrienden. De uitslagen van de actie biedt waardevolle inzichten in klanttevredenheid en helpt bij het verbeteren van producten en diensten.

Beperkingen van WhatsApp voor Online Communicatie

WhatsApp zoals we dat kennen heeft ook beperkingen. De beperkingen ofwel, nadelen aan WhatsApp moeten ook belicht worden.

1. Beperkt Aantal Apparaten

Eén van de grootste beperkingen van WhatsApp is het beperkte aantal apparaten dat je kunt gebruiken. Je kunt slechts vier apparaten plus één telefoon koppelen aan een account. Dit kan een probleem zijn voor grotere teams die allemaal toegang nodig hebben tot het account.

2. Gebrek aan Samenwerking

Wanneer meerdere teamleden hetzelfde WhatsApp-account gebruiken, kunnen zij niet zien of iemand anders al bezig is met een gesprek. Dit kan leiden tot verwarring en inefficiëntie, aangezien er dubbele antwoorden kunnen worden gegeven of berichten onbeantwoord blijven.

3. Beperkte Controle en Overzicht

WhatsApp biedt beperkte mogelijkheden om communicatie te controleren en te overzien. Dit kan het moeilijk maken om een duidelijk overzicht te houden van alle klantinteracties, wat leidt tot gemiste kansen en inefficiënte processen.

4. Data Beveiliging

Hoewel WhatsApp berichten versleuteld zijn, is er nog steeds bezorgdheid over de locatie van de dataopslag. Immers is het verdienmodel van Meta -het moederbedrijf van WhatsApp, Facebook en Instagram- dataverzameling. Voor Europese bedrijven is het belangrijk dat data binnen de EU blijft om te voldoen aan de GDPR/AVG-regelgeving. WhatsApp Business zoals de app in de appstores slaat gegevens echter niet altijd op binnen de EU, wat tot zorgen kan leiden.

5. Beperkte Integraties

WhatsApp biedt beperkte mogelijkheden voor integratie met andere bedrijfssoftware. Dit kan het moeilijk maken om WhatsApp naadloos in je bestaande bedrijfsprocessen te integreren. Transcripties kunnen namelijk helpen om een dossier op te bouwen en communicatie is daar essentieel in.

6. Altijd Verbonden Telefoon

De telefoon waarop WhatsApp is geïnstalleerd, moet altijd verbonden blijven met het internet en bij iemand in de buurt zijn. Immers kan er ook op gebeld worden. Dit kan onpraktisch zijn voor bedrijven die mobiel werken, thuiswerken stimuleren of veel reizen.

Mogelijkheden om Beperkingen te Overwinnen

Ondanks deze beperkingen zijn er manieren om ze te overwinnen en het meeste uit WhatsApp voor online communicatie te halen:

1. Gebruik van Externe Tools

Er zijn fantastische oplossingen beschikbaar die de functionaliteit van WhatsApp uitbreiden. Deze tools kunnen helpen bij het beheren van meerdere apparaten, het verbeteren van samenwerking en het bieden van betere controle en overzicht over communicatie. Uit onafhankelijk onderzoek is gebleken dat Ripplecom als beste uit de internationale test komt. De reden is de focus op het kanaal WhatsApp en de intuïtieve gebruikersinterface. Het principe om in-drie-klikken te zijn waar je wilt zijn is uniek en onderscheidend. Dat maakt Ripplecom prijswinnend in de categorie gebruiksvriendelijkheid.

2. Data Beveiliging en GDPR Compliance

Kies voor oplossingen die ervoor zorgen dat gegevens binnen de EU blijven en voldoen aan de GDPR/AVG-regelgeving. Voor overheden alsook voor bedrijven is dit essentieel. Het verdienmodel van WhatsApp om data te analyseren en door te verkopen is gezien de privacy maatregelen onwenselijk. Dit geeft niet alleen gemoedsrust, maar zorgt er ook voor dat je voldoet aan de wetgeving. Ripplecom heeft een uitmuntende score op dataveiligheid. De data blijft gegarandeerd binnen de EU (of in Japan, alwaar data ook zo streng is). In de basis architectuur is Ripplecom uitmuntend vanwege de strenge versleuteling van data. Hierin is in basis rekening gehouden en wordt continue bewaakt, zonder dat het ten koste gaat van functionaliteit. Hierin heeft Ripplecom onder meer de winnende prijs van Online Communicatie gewonnen.

3. Integraties met Andere Software

Zoek naar oplossingen die integraties bieden met andere bedrijfssoftware zoals CRM-systemen, e-mailplatforms en andere tools die je al gebruikt. Dit helpt om WhatsApp naadloos in je bestaande processen te integreren. Net als telefonie tegenwoordig direct gekoppeld kan worden aan je CRM en e-mail binnenkomt op die centrale plaats, moet dat ook met WhatsApp communicatie kunnen. Ripplecom heeft naadloze integraties met meer dan 1000+ applicaties. Daarmee ook de meest voorkomende CRM pakketten.

4. Verbeterde Samenwerking

Gebruik platforms die samenwerking tussen teamleden verbeteren door functies aan te bieden zoals interne notities, gedeelde inboxen en notificaties wanneer iemand anders een gesprek oppakt. Niets is vervelender dan een dubbel antwoord geven of interne berichtgeving per abuis laten lekken naar de doelgroep. Intern moet intern blijven en externe communicatie moet goed gemonitord worden. Dit kan helpen in de kwaliteitsborging van de dienstverlening alsook de onderverdeling van taken. Spreidt communicatie en werk samen aan de brede doelgroep van je organisatie. Met Ripplecom blijven interne gesprekken en notities op het gespreksniveau met de klant altijd intern. Er is een gemakkelijk overzicht van de afspraken en notities. Het routeren van een gesprek naar een collega is cruciaal in het snel en effectief oppakken van communicatie.

5. Altijd Verbonden Oplossingen

Kies voor oplossingen die geen permanente verbinding met een telefoon vereisen. Dit maakt het makkelijker voor teams om altijd en overal toegang te hebben tot WhatsApp, zonder afhankelijk te zijn van een fysiek apparaat. Gebruik gewoon het vaste telefoonnummer waarop je bereikbaar wilt zijn. Eén telefoonnummer voor je telefoongesprekken en WhatsApp gesprekken. Geen telefoontjes meer via WhatsApp maar gewoon op je vaste nummer. WhatsApp gesprekken gewoon altijd en overal beschikbaar. Met Ripplecom heb je geen separate 'app' nodig. Ripplecom werkt op elk apparaat (zelfs een smart-tv). Meldingen wanneer gesprekken verlopen omdat je binnen 24u je antwoord wilt geven. Of meldingen als je een gesprek toegewezen hebt. Of slimme meldingen om gesprekken te volgen. Kortom, controle en altijd verbonden oplossingen met Ripplecom.

Door deze beperkingen te overwinnen, kunnen bedrijven optimaal profiteren van de voordelen van WhatsApp voor online communicatie. Het juiste gebruik van een tool zoals Ripplecom en platformen kan helpen om WhatsApp om te vormen tot een krachtig communicatiemiddel dat voldoet aan de behoeften van moderne betrokken organisaties. Het is dus tijd voor klantbetrokkenheid. Het is tijd voor Ripplecom. De kracht van WhatsApp met het gemak zoals dat van e-mail.